12 manieren om tijd te besparen op jou administratie met eAccounting.

Je bent net je eigen onderneming begonnen of je hebt al tijden een eigen bedrijf maar merkt dat er steeds meer tijd in de administratie gaat zitten. Hoe ga je hier mee om? Administratief werk uitvoeren kost jou vaak tijd die je liever aan iets anders besteed.

Dat hoefde nooit toen je nog in loondienst was. In dit artikelen gaan we een zeer vaak voorkomende vraag tackelen voor eens en altijd, of je beter kunt gaan boekhouden met Excel of met toegewijde boekhouding software.

De administratie van zzp’ers is relatief eenvoudig, zeker wanneer je diensten verleent. Dat betekent dat je veel van de administratieve handelingen uitstekend kunt automatiseren. Tenminste, kunt laten automatiseren. Een online boekhoudpakket helpt je daarbij, zodat je hier zelf zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden. Tijd is geld en tegenwoordig moet je je tijd zo efficiënt mogelijk inzetten maar wel de afweging maken wat beter voor jou is (kosten-baten). Wil je een handig Excel sjabloon hebben? Dan kun je deze eventueel hier downloaden.

Wat er verder op deze pagina staat:

Importeer KvK-gegevens op de factuur
- Voorgeprogrammeerde eAccounting factuur template
Stop met afdrukken van facturen
Krijg een waarschuwing voor verstreken betalingstermijnen
Scan bonnetjes op de datum en het bedrag
Importeer complete bankafschriften
Krijg suggesties om betalingen te boeken
Laat de btw-aangifte automatisch klaarzetten
Vraag je af welke handelingen echt nodig zijn
Koppel je bankrekening aan je online boekhouding
Maak betalen voor jou klant gemakkelijk
Koppel je webshop aan je boekhouding
(Online) boekhouden met je smartphone

Welke besparing levert eAccounting jou op?

1. Importeer KvK-gegevens op de factuur

Facturen leveren geld op, maar dat is dan ook het enige leuke dat veel ondernemers eraan kunnen ontdekken. Het aanmaken, versturen en bijhouden daarvan kan een tijdrovende klus zijn. Vooral wanneer je relatief veel kleine facturen voor een paar honderd euro verstuurt, kan hier ongemerkt veel tijd in zitten. Een belangrijk onderdeel bij facturen aan nieuwe klanten is het verzamelen en invoeren van de gegevens. De bedrijfsnaam, het adres en de postcode vragen tijd om over te nemen. Tenminste, zolang je de administratie handmatig doet. Een online boekhoudprogramma heeft een koppeling met de Kamer van Koophandel. Voer de bedrijfsnaam in en importeer eenvoudig alle gegevens. Je bespaart daarmee gemakkelijk een paar minuten per factuur.

– Factuurprogramma’s hebben diverse templates waaruit je kunt kiezen. De opmaak van je factuur is voorgeprogrammeerd en past zich aan het template aan. Anders dan in Word heb je dus nooit meer last van verschuivende of gewiste velden. Zo weet je zeker dat je aan alle factuureisen van de Belastingdienst voldoet en dat jouw klant een professioneel opgemaakte factuur onder ogen krijgt.

2. Stop met afdrukken van facturen

Het lijkt misschien handig of nodig om de facturen die je digitaal ontvangt af te drukken. Maar dit is verre van efficiënt. Het behoeft eigenlijk geen toelichting dat het eigenlijk veel beter is om een digitaal ontvangen document ook digitaal te verwerken. De meeste boekhoudsystemen bieden inmiddels de mogelijkheid om een digitale kopie van de factuur onder een boeking te hangen. Het zou je veel opleveren om dit ook voor jouw organisatie zo in te richten. Dan rest er natuurlijk nog de vraag wat je met papieren inkoopfacturen moet doen. Veel bedrijven hebben hier immers nog steeds mee te maken. De oplossing is simpel: je scant ze in of maakt er een foto van met je telefoon, zodat je een digitale kopie kunt opslaan. Hiervoor is zoveel apparatuur beschikbaar dat je dit in een handomdraai kunt doen. Volledig digitaal werken is daarmee een feit.

3. Krijg een waarschuwing voor verstreken betalingstermijnen

Factureren levert geld op stelden we net. Tenminste, als ze netjes betaald worden. Het kan veel tijd kosten om te controleren welke facturen er te lang open staan en wie een herinnering of vervolgens zelfs een aanmaning dient te ontvangen. Ook dat kan gelukkig slimmer. Dit kan met automatische signalering. Een boekhoudprogramma houdt bij hoe lang een factuur al open staat en of de betalingstermijn inmiddels is verstreken. Door middel van signalering is meteen duidelijk welke facturen te lang open staan en waar een herinnering of aanmaning naartoe kan. Weer een kwartier tot half uur uitzoekwerk bespaard.

4. Scan bonnetjes op de datum en het bedrag

Andersom dien je als ondernemer goed te administreren wat je uitgeeft. Uitgaven dien je goed te bewaren en in de administratie op te nemen. Dat betekent bonnetjes inscannen, er een foto van maken of netjes bewaren. Vervolgens de uitgave(n) invoeren in de administratie op datum en bedrag. De huidige smartphones hebben uitstekende camera’s, dus dat kan gelukkig sneller. Een app bij een boekhoudprogramma met een OCR-scanner kan de bonnetjes analyseren. Door daar automatisch de datum en het bedrag uit te selecteren kun je dat automatisch laten invoeren. Scheelt toch weer minimaal een minuut per bonnetje dat je invoert.

5. Importeer complete bankafschriften

Om die bonnetjes te kunnen koppelen aan de uitgaven die je deed heb je de bankafschriften nodig. Tenminste, de betalingen die daar op staan. Bovendien heb je die nodig om de inkomsten te administreren. Handmatig betekent dit dat je per betaling dient na te gaan of je die in de administratie hebt staan. En voor het juiste bedrag. Met een boekhoudprogramma heb je de mogelijkheid om bankafschriften te importeren. Dat betekent dat je ze automatisch in de administratie op kunt nemen, zodat je alle betalingen altijd bij de hand hebt.

Tip: veel banken bieden de mogelijkheid om een .mt940-bestand te downloaden. Hierin staan alle betalingen. In de meeste gevallen opvolgend ten opzichte van de vorige die je downloadde. Dat betekent dat je met één druk op de knop automatisch de bankafschriften kunt toevoegen.

Een aantal banken hebben zelfs koppelingen met boekhoudprogramma’s. Dat betekent dat je een automatische koppeling tussen de beiden kunt maken, waardoor het niet meer nodig is om de afschriften te downloaden. Dat bespaart je nog meer tijd, waardoor je maandelijks zomaar een kwartier of een half uur over zal houden. Als je echt een goede bank hebt zijn ook meteen de koppelingen met je eAccounting pakket te maken.

6. Krijg suggesties om betalingen te boeken

Zodra de betalingen eenmaal in je boekhouding staan is het natuurlijk van belang om die te koppelen aan de verkoopfacturen, de inkoopfacturen en de andere kosten en opbrengsten. Op die manier administreer je de verschillende mutaties. Dit zodat de gegevens kloppen met het bedrag dat er op de bankrekening staat. Hier gaat misschien wel de meeste tijd in zitten voor veel ondernemers. Per betaling zal je daar de factuur bij moeten zoeken om aan te geven dat deze betaald is. Alleen op die manier behoud je het overzicht over de facturen die nog open staan en waar je op termijn een herinnering voor zal moeten versturen.

Een boekhoudprogramma met een slim algoritme kan de betalingen herkennen op basis van de facturen die je in de administratie hebt opgenomen. Vermeldt een betaling bijvoorbeeld ‘Factuur 2019.008’ en komt het bedrag overeen met Factuur 2019.008? Dan kan een suggestie ervoor zorgen dat het nog slechts een paar seconden kost om de betaling te koppelen aan de verkoopfactuur. Dit voorkomt veel uitzoekwerk waardoor de administratie maandelijks vele uren kan besparen.

7. Laat de btw-aangifte automatisch klaarzetten

Aan het eind van ieder kwartaal is het tijd om de btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Het is dan van belang om aan te geven wat de omzet die maand was en welk bedrag aan btw daarover is geïnd. Op basis daarvan kan de btw-aangifte worden ingevuld, om die in te dienen bij de Belastingdienst en het bedrag over te maken. Een online boekhoudprogramma houdt die gegevens netjes per kwartaal bij. Het is dan dus voldoende om de bedragen over te nemen. De btw-aangifte hoeft zo nog maximaal een paar minuten tijd te kosten. Hierdoor is er ieder kwartaal opnieuw sprake van een interessante besparing van een half uur tot een uur.

Door te kiezen voor factuursoftware met een boekhoudmodule, worden jouw verkoopfacturen voortaan automatisch opgenomen in het juiste btw-tijdvak van de btw- aangifte module van je software. De btw-aangifte verzenden is dan slechts nog een kwestie van een muisklik, want deze kan één op één worden doorgezet naar de Belastingdienst vanuit de software. Zo hoef jij je nooit meer druk te maken over welke factuur in welk tijdvak aangegeven dient te worden. Ook is het met een rood hoofd bij elkaar moeten zoeken van je facturen 1 dag voor de aangifte datum zo voortaan verleden tijd.

8. Vraag je af welke handelingen echt nodig zijn

Misschien klinkt het basaal maar, bekijk elke handeling in het factuurverwerkingsproces eens met een kritische blik. Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken dat je maandelijks terugkerende facturen op een andere manier goedkeurt dan eenmalige of sporadische facturen. Je kunt een aantal keer per week facturen opzetten maar je kunt ook 1 dag kiezen om alle facturen op te zetten of automatisch via eAccounting te laten opzetten. Zo heb je 1 facturatie datum, 1 verval datum etc etc. Is het binnen jouw organisatie gebruikelijk dat de directie éérst alle inkoopfacturen inziet, vraag je dan af of dit werkelijk nodig is. Vaak is het zo dat je de medewerkers bevoegdheid kunt geven tot een X bedrag, hoe hoger je in de organisatie komt hoe hoger je dit bedrag zet. Bepaal ook of het relevant is dat álle bijlagen bij een factuur zitten voordat goedkeuring mogelijk is. En zo ja, onderzoek dan eens of je dit gemakkelijker kan doen, bijvoorbeeld door je toeleverancier te vragen of hij deze kan bijsluiten. Het zal je verrassen hoeveel van de huidige stappen je bij nader inzien kunt overslaan!

Bij eAccounting zit er bijna altijd in de software verwerkt waarmee je of zelf of zelfs helemaal automatisch de verstuurde facturen kunt markeren of worden gemarkeerd als ze betaald zijn, waarbij je de datum van betaling ook in kan voeren. Zo zie jij niet alleen precies hoeveel geld je deze maand binnen hebt gekregen, maar ook wie er nog moet betalen. Het factuurprogramma telt af vanaf het moment van versturen tot de verloopdatum van je factuur en markeert zichtbaar de klanten die te laat zijn met betalen. Zo kan je hier tijdig achteraan, wat de kans op betaling vergroot.

Door te kiezen voor facturatiesoftware met een boekhoudmodule, kan je je facturen zelfs door het systeem laten markeren als betaald. Bij het inlezen van je bankafschrift herkent het systeem klanten aan hun bankrekeningnummer en match hij het betaalde bedrag aan de gefactureerde bedragen op jouw verkoopfacturen. Het enige dat je doet is eenmalig akkoord geven op de juiste match. Vervolgens gaat het afletteren volautomatisch. Let daarom bij eAccounting goed op waar je voor kiest en welke onderdelen jij nodig denkt te hebben.

9. Koppel je bankrekening aan je online boekhouding

Tegenwoordig is het bij veel banken mogelijk om je bankrekening te koppelen aan je online boekhouding. Mutaties worden dan direct zichtbaar in je boekhouding. Deze mutaties kun je dan weer gemakkelijk (laten) koppelen aan de digitale factuur. Zo heb je altijd inzicht in jouw inkomsten/betalingen en de bijbehorende factuur. Met eAccounting is het mogelijk om al deze informatie te koppelen en in jou on-line systeem te verwerken, betalingen, facturen etc worden meteen aan elkaar gekoppeld zodat jij in 1 overzicht te zien krijgt wie nog moet betalen, wat te laat is betaald etc.

10. Maak betalen voor jou klant gemakkelijk

Een andere tip om betaling van je facturen door klanten sneller te laten plaatsvinden is het toevoegen van een iDeal button op de digitale facturen. Zo kan een klant direct betalen vanuit een digitale factuur. Dat vergemakkelijkt het voor klanten om facturen snel te betalen.

11. Koppel je webshop aan je boekhouding

Heb je een webshop? Dan kun je bij een eAccounting een automatische koppeling maken. Hierdoor worden verkoopfacturen vrijwel direct in jouw boekhouding verwerkt. Dat scheelt een hoop tijd omdat dit proces in grotendeels automatisch verloopt. Het leuke is ook nog eens dat je meerdere webshops aan 1 accountingsprogramma kunt koppelen, zelfs van verschillende landen. De Could is altijd on-line waardoor er geen koppeling meer nodig is met jou eigen systeem en het overal en altijd up-to-date is.

12. (Online) Boekhouden met je smartphone

Bovendien kun je met een online boekhoudprogramma en eAccounting gebruik maken van een app op je smartphone om facturen direct in je boekhouding te verwerken. Een fotootje maken van de factuur is vaak al voldoende. Ook dat bespaart weer tijd en bovendien heb je dan altijd overal inzicht in je boekhouding. Mocht je een foto willen maken alleen van het bonnetje voor in jou administratie en het later wensen te verwerken kun je gebruik maken van Office Lens, dit werkt perfect voor de basis. Wil je verder gaan dan kun je een

Welke besparing levert eAccounting jou op?

Gebruikmaken van een digitaal boekhoudprogramma levert dus tijd op en is daarmee ook een kostenbesparing (uiteraard, als jij ZZPer bent en de tijd hebt kun je het beter zelf in excel uitvoeren en zo wat kosten besparen). Heb je interesse in een boekhoud programma en wil je daar meer over lezen, kijk dan eens op deze webpagina. Maar uiteindelijk levert eAccounting het nog meer op. De administratie in eigen huis houden komt geregeld voor bij diverse bedrijven, maar de jaarrekening wordt vaak gedaan door een accountant. Hoe beter de boekhouding op orde is gehouden het hele jaar door, hoe minder tijdrovend de jaarstukken zijn en dus hoe meer je ook op accountantskosten kunt besparen. Vandaar ook houd je administratie actueel.

Gebruikmaken van een boekhoudprogramma levert ook niet direct besparing op. Het is in eerste instantie wel een investering. Het kost niet heel veel tijd maar je moet er in het begin wel extra aandacht aan besteden. Maar zodra het loopt, ben je altijd up-to-date wat betreft de administratie en dat kan essentieel zijn.

Zzp’ers blijken in de praktijk het best te presteren in een situatie van rust en overzicht. Overzicht over de uitgaande facturen en te verwachten inkomsten, net als de daadwerkelijke verdiensten en kosten. Tenminste, over de ontvangsten en uitgaven.

Met een goede administratie weet je wat er binnen zou moeten komen (verdiensten) en wat er daadwerkelijk binnenkomt (ontvangsten). Op die manier weet je ook welke bedragen je dient te betalen (kosten) en de bedragen die je daadwerkelijk betaald hebt (uitgaven). Overzicht zorgt voor rust, waardoor je de kans hebt goed in te zien welk bedrag er beschikbaar is en uit welke werkzaamheden je de beste resultaten boekt.

Kosten voor eAccounting starten vanaf 9 euro per maand, wil je veel automatiseren, kies dan de juiste partij om dit voor elkaar te krijgen.